Wie Sie eine effektive Ablage für private Dokumente einrichten

Ob Hausbau, Wohnungskauf oder Miete – es fallen zahlreiche wichtige Dokumente an, die aufbewahrt werden müssen. Insbesondere Bauherren werden mit einer Papierflut konfrontiert, die erfahrungsgemäß für viele eine große Herausforderung darstellt.

Deshalb habe ich den Trainer Burkhard Heidenberger zu konkreten Tipps zum Thema Dokumentenablage befragt.

Butkiewicz: Herr Heidenberger, zuerst einmal danke, dass Sie sich zu einem Interview für mein neues Immobilien-Insider Magazin bereit erklärt haben. Sie haben mir verraten, dass Sie selbst aus der Baubranche kommen.

Heidenberger: Ja, genau. Ich war vor meiner Trainertätigkeit als Planer in einem technischen Büro tätig. Daraus hat sich auch meine Leidenschaft für Organisation und die Optimierung von Arbeitsprozessen entwickelt.

Butkiewicz: Gleich zum Thema Ablageorganisation: In Unternehmen gibt es in der Regel ein klares Ablagesystem. Im Privatbereich, also zu Hause, werden Dokumente häufig einfach irgendwie abgelegt, ohne wirkliches System. Ist auch im Privatbereich ein Ablagesystem erforderlich?

Heidenberger: Es ist auf alle Fälle sinnvoll! Denn auch im privaten Bereich fallen zahlreiche Unterlagen an, die aus diversen Gründen aufbewahrt werden müssen.
Nun können Sie diese einfach in Schriftgutbehältern sammeln, ohne System, ohne Ordnung, oder vielleicht sogar in einer einfachen Kartonschachtel – was gar nicht so selten vorkommt.
Benötigen Sie dann ein bestimmtes Dokument, und das möglichst schnell, müssen Sie schon ein ruhiges Wesen haben, um beim Suchen im Chaos nicht aus der Haut zu fahren.

Butkiewicz: Was kennzeichnet für Sie eine effektive und was eine ineffektive Ablage?

Heidenberger: Eine Ablage ist für mich dann effektiv, wenn ich möglichst mit einem Blick und zweifelsfrei erkennen kann bzw. weiß, wo ich ein bestimmtes Dokument ablegen und natürlich auch wiederfinden kann.
Lege ich also die Unterlagen geordnet nach einem nachvollziehbaren System ab, weiß ich sofort, wo genau ich das gewünschte Dokument bei Bedarf finden werde.
Bei einer ineffektiven Ablage ist das nicht der Fall. Sie kostet deshalb enorm viel Suchzeit und Nerven.

Butkiewicz: Welcher ist der häufigste Fehler bei der Ablage, sowohl im Unternehmen als auch im Privatbereich?

Heidenberger: Mit zu den häufigsten Fehlern zählt eine unklare und missverständliche Bezeichnung, beispielsweise von Ablagebehältern.
In Schriftgutbehälter mit der Aufschrift „Verschiedenes“ oder „Diverses“ kommt in der Regel einfach alles hinein und letztlich weiß niemand mehr, was sich darin genau befindet. Auf der Suche nach einem Dokument müssen Sie die darin befindlichen Unterlagen erst einmal Blatt für Blatt durchgehen.

Ein weiterer häufiger Fehler vor allem im Privatbereich:
Dokumente werden an verschiedenen Stellen untergebracht, entgegen dem Grundsatz, dass alle Dokumente an einem Ort gesammelt werden sollen.
Verteilen Sie Ihre Dokumente also nicht in der gesamten Wohnung, sondern bewahren Sie sie an einer Stelle auf, z. B. in einem Schrank. So wissen Sie immer, an welchem Ablageort Sie suchen müssen, wenn Sie ein Dokument benötigen.

Butkiewicz: Eine grundsätzliche Frage: Welche Dokumente sollen überhaupt aufbewahrt werden?

Heidenberger: Ich unterscheide generell zwischen Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen, weil eine bestimmte Aufbewahrungsfrist vorgegeben ist, und solchen, deren Aufbewahrung nicht zwingend, aber sinnvoll ist, etwa Gebrauchsanweisungen, Zeugnisse, Urkunden, diverse Bestätigungen etc.
Im Unternehmensbereich gibt es gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Für Privatpersonen gelten diese Regelungen – ausgenommen für Handwerkerrechnungen – nicht. Handwerkerrechnungen müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden.
Dennoch empfiehlt es sich auch für Privatpersonen, Dokumente über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Das gilt insbesondere für Dokumente, die zur Beweisführung im Falle eines Rechtsstreites herangezogen werden können.

Butkiewicz: Nun zu der Ablage selbst. Welche Schriftgutbehälter empfehlen Sie für die private Ablage? Die üblichen Stehordner?

Heidenberger: Für die private Ablage erfüllen die konventionellen Stehordner durchaus ihren Zweck und sind vor allem kostengünstig in der Anschaffung.

Wer eine etwas elegantere und effizientere Lösung vorzieht, dem empfehle ich eine Ablage mit Stehmappen, z. B. von Classei oder Mappei. Die Stehmappen werden mittels Reitern beschriftet und dann in Boxen aufbewahrt.
Dieses System hat gegenüber den Stehordnern den Vorteil, dass sämtliche Beschriftungen auf einen Blick erfasst werden können und auf das entsprechende Dokument schnell zugegriffen werden kann. Des Weiteren erfordert dieses System zur Ablage von Dokumenten weniger Handgriffe als beispielsweise die Dokumentenablage in Ordnern. Das Lochen und Abheften entfällt, stattdessen wird das Dokument einfach in die entsprechende Stehmappe hineingesteckt. Fertig.

Da aber im Privatbereich nicht täglich abzulegende Dokumente anfallen, wie das etwa in einem Unternehmen der Fall ist, kommen doch meist Stehordner als Schriftgutbehälter zur Anwendung, die dann mittels Trennblättern in unterschiedliche Rubriken unterteilt werden.

Butkiewicz: Welche Unterteilung ist dabei sinnvoll?

Heidenberger: Grundsätzlich empfiehlt sich für die private Ablage eine Unterteilung nach Sachgruppen. Innerhalb einer Sachgruppe werden die Dokumente dann in chronologischer Reihenfolge abgelegt, d. h., das aktuellste Dokument befindet sich innerhalb der Rubrik immer an vorderster bzw. oberster Stelle.

Ich habe z. B. meine privaten Unterlagen so unterteilt: Auto, Bank, Gebrauchsanleitungen, Haus, Rechnungen, Urkunden, Verträge, Versicherungen – für meine Zwecke völlig ausreichend.

Butkiewicz: Wenn ich mich nun für Stehordner als Ablagebehälter entscheide, reicht voraussichtlich ein einzelner nicht aus. Einfach einen vollmachen und dann einen nächsten verwenden, ist wohl auch nicht sehr sinnvoll?

Heidenberger: Nein! Dann haben Sie irgendwann z. B. vier Ordner, suchen eine Rechnung und wissen nicht, in welchem Sie zuerst danach suchen sollen.
Sinnvoller ist die Verwendung mehrerer Ordner, die entsprechend den Rubriken mit Trennblättern versehen werden.
Bei größeren Projekten wie etwa Hausbau oder auch Wohnungskauf sollten sämtliche damit verbundene Dokumente gesammelt in einem eigenen Ordner abgelegt werden. Dadurch kommt es zu keiner Vermischung mit anderen privaten Dokumenten, wie beispielsweise der Zahnarztrechnung oder der Gebrauchsanweisung für die Spülmaschine. Der Ordnerrücken muss dann auch eindeutig über den Inhalt Aufschluss geben, z. B. Hausbau, Privat.

Butkiewicz: Irgendwann wird dann aber auch z. B. die Rubrik Rechnungen voll sein. Was dann?

Heidenberger: Wenn Sie die Rechnungen, die nicht mehr relevant sind oder aufbewahrt werden müssen, im Sinne einer schlanken Ablage regelmäßig entsorgen, dann wird diese Rubrik bzw. der entsprechende Ordner nicht so schnell voll sein.

Um bei dem Beispiel mit den Rechnungen zu bleiben: Es kommen stets neue hinzu, gleichzeitig werden alte aber auch wieder entsorgt. Sollte der Fall, dass eine Sachgruppenrubrik voll wird, trotzdem eintreten, können Sie diese immer noch in einen eigenen Ordner auslagern.

Butkiewicz: Stichwort „schlanke Ablage“ – wie lässt sich eine solche umsetzen?

Heidenberger: Eine schlanke Ablage ist eine Ablage, die nur Schriftgut enthält, das auch abgelegt werden muss bzw. soll. Das klingt zwar logisch, wird in der Praxis aber selten so gehandhabt.
Ich kenne es ja von mir selbst: Früher habe ich auch zahlreiche Dokumente aufbewahrt, ohne groß zu hinterfragen, ob entsprechende Erfordernis gegeben war. Das hatte zur Folge, dass Ordner, Mappen etc. mehr als notwendig gefüllt waren – alles andere als platzsparend und effizient.

Dann habe ich mir zwei Fragen zurechtgelegt, die ich mir jedes Mal stelle, bevor ich ein Dokument ablege:

1. Muss ich dieses Dokument aufgrund vorgeschriebener Aufbewahrungsfristen ablegen?
Kann ich die Frage mit Ja beantworten, dann gibt es ohnehin keine Zweifel und das Dokument wird abgelegt. Ist die Antwort auf diese Frage hingegen ein Nein, folgt die zweite Frage:

2. Wie kann ich bei Bedarf die Information kurzfristig wiederbeschaffen?
Sehr oft stellt sich heraus, dass ich die Information – und das muss nicht zwingend das Dokument selbst sein – bei Bedarf anderweitig schnell erhalte. So findet man heute beispielsweise fast jede Gebrauchsanweisung im Internet.

Es ist also nicht unbedingt notwendig, dicke, mehrsprachige Gebrauchsanweisungen aufzubewahren. Wenn Sie nicht die komplette Anleitung entsorgen möchten, können Sie ansonsten auch nur den deutschsprachigen Teil aus dem Handbuch aufheben.
Des Weiteren ist für eine schlanke Ablage unbedingt regelmäßiges Ausmisten notwendig.

Butkiewicz: Das ist nachvollziehbar. Aber wie gehe ich am besten vor, um beim Entsorgen den Überblick nicht zu verlieren? Wie sehe ich, welches Dokument wann entsorgt werden kann?

Heidenberger: Bevor Sie ein Dokument ablegen, notieren Sie am besten in der rechten oberen Ecke das Ablaufdatum, also wann Sie das Dokument entsorgen können.
Planen Sie dann regelmäßig – einmal jährlich reicht – einen „Ausmisttag“ ein. An diesem Tag nehmen Sie Ihre Schriftgutbehälter zur Hand und entfernen daraus alle Dokumente, deren Ablaufdatum überschritten ist.

Butkiewicz: Was halten Sie von einer papierlosen, digitalen Ablage?

Heidenberger: Eine digitale Ablage ist auch möglich. Einige Unternehmen versenden ihre Rechnung heute ohnehin nur noch per E-Mail.

Auch das technische Equipment ist recht preisgünstig zu beziehen. So gibt es etwa Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug, mit denen auch große Mengen schnell digitalisiert werden können.

Aber in der Regel genügt ein konventioneller Scanner. Idealerweise scannt das Gerät im Duplexverfahren, d. h., auch doppelseitig bedruckte Dokumente werden in einem Durchzug gescannt.
Bevor Sie sich aber für eine ausschließlich digitale Ablage entscheiden, müssen Sie abklären, ob Sie eventuell bestimmte Unterlagen als Originaldokument aufbewahren müssen.

Ebenso müssen Sie bei der digitalen Ablage eine regelmäßige Datensicherung vornehmen. Wird diese vernachlässigt, ist Ärger vorprogrammiert. Denn schnell kann es passieren, dass eine Festplatte den Geist aufgibt oder Sie zu einem anderen verwendeten Speichermedium keinen Zugang mehr erhalten und damit auch die digitalen Dokumente verloren sind.

Butkiewicz: Können Sie abschließend nochmals zusammenfassen, wie man Schritt für Schritt vorgehen kann, um zu Hause eine effektive Ablage einzurichten?

Heidenberger: Am besten gehen Sie folgendermaßen vor:

Butkiewicz: Vielen Dank für das Gespräch, Herr Heidenberger!

Heidenberger: Sehr gerne!